Trong thời đại chuyển đổi số, tài liệu là tài sản quý giá của doanh nghiệp, nhưng việc quản lý thủ công thường gây tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót. Phần mềm lưu trữ tài liệu ra đời nhằm giải quyết vấn đề này, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc lưu trữ, bảo mật và khai thác dữ liệu. Tuy nhiên, doanh nghiệp có nên sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí​ không?

Bài viết sau sẽ giới thiệu chi tiết về phần mềm quản lý tài liệu và những lợi ích vượt trội mà nó mang lại, cùng các tính năng chính giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp.

1. Có nên sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí?

Việc lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí phụ thuộc vào nhiều yếu tố như nhu cầu, quy mô doanh nghiệp, và mức độ bảo mật cần thiết. Các phần mềm miễn phí thường phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân muốn quản lý hồ sơ tài liệu cơ bản, tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm miễn phí cũng đi kèm với một số hạn chế:

• Tính năng giới hạn: Các phần mềm miễn phí thường thiếu những tính năng cao cấp như quản lý phiên bản, phân quyền chi tiết, tích hợp với các hệ thống khác hoặc hỗ trợ bảo mật cao.

• Hạn chế về bảo mật: Do không được tối ưu hóa cao về bảo mật, các phần mềm miễn phí có thể dễ dàng bị xâm nhập hoặc mất dữ liệu. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp lưu trữ thông tin nhạy cảm.

• Dung lượng và hiệu suất: Các phần mềm miễn phí thường có giới hạn về dung lượng lưu trữ và hiệu suất xử lý, phù hợp với khối lượng hồ sơ nhỏ và đơn giản. Với khối lượng hồ sơ lớn, doanh nghiệp có thể cần đầu tư vào phần mềm trả phí để đảm bảo hiệu quả lâu dài.

Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí là lựa chọn phù hợp cho các nhu cầu cơ bản, ít yêu cầu về bảo mật và dung lượng. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp lớn hoặc có yêu cầu cao về tính bảo mật và hiệu suất, đầu tư vào phần mềm quản lý hồ sơ trả phí là một quyết định chiến lược để đảm bảo an toàn dữ liệu và tối ưu hóa quy trình làm việc.

2. Các tính năng chính của phần mềm quản lý tài liệu

2.1 Lưu trữ và tổ chức tài liệu

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử EDMS cung cấp hệ thống lưu trữ trực tuyến giúp lưu trữ toàn bộ tài liệu của doanh nghiệp một cách an toàn và khoa học. Người dùng có thể phân loại tài liệu theo danh mục, thư mục hoặc các tiêu chí tùy chỉnh khác, giúp dễ dàng tìm kiếm và truy xuất thông tin khi cần thiết. Ngoài ra, phần mềm còn tối ưu hóa không gian lưu trữ bằng cách nén và tổ chức dữ liệu một cách hiệu quả, giúp giảm chi phí lưu trữ và duy trì hệ thống.

2.2 Quyền truy cập và bảo mật

Hệ thống phần mềm quản lý tài liệu cho phép doanh nghiệp thiết lập quyền truy cập cụ thể cho từng nhân viên hoặc bộ phận, bảo đảm rằng dữ liệu chỉ được truy cập bởi những người có thẩm quyền.

Các tài liệu có thể được mã hóa để bảo vệ chống lại rủi ro truy cập trái phép hoặc tấn công mạng, đảm bảo tính bảo mật và riêng tư cho dữ liệu doanh nghiệp. Với các công cụ bảo mật nâng cao như xác thực hai lớp và hệ thống giám sát truy cập, doanh nghiệp có thể yên tâm về việc bảo vệ tài liệu quan trọng. Tuy nhiên, tính năng này thường không được trang bị đủ ở các phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí​.

2.3 Theo dõi và kiểm tra

Chức năng theo dõi và kiểm tra của phần mềm cho phép doanh nghiệp giám sát toàn bộ quá trình tương tác với tài liệu. Mọi thay đổi, chỉnh sửa hoặc truy cập vào tài liệu đều được ghi lại, giúp tạo ra lịch sử đầy đủ của các hoạt động này. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng phát hiện và khắc phục các sự cố liên quan đến tài liệu mà còn là một công cụ hữu ích cho việc kiểm toán nội bộ, giúp nâng cao độ minh bạch và tuân thủ các quy định quản lý.

2.4 Tích hợp với các công cụ khác

Phần mềm quản lý tài liệu có khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý doanh nghiệp khác như ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) và phần mềm email. Việc tích hợp này cho phép dữ liệu được đồng bộ hóa và chia sẻ liền mạch giữa các bộ phận, giảm thiểu các thao tác thủ công, tăng cường hiệu suất làm việc và giúp các nhóm làm việc liên kết chặt chẽ hơn trong việc sử dụng tài liệu.

2.5 Tìm kiếm và khai thác tài liệu

Với công cụ tìm kiếm nâng cao, phần mềm cho phép người dùng tìm kiếm tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau như từ khóa, ngày tạo, tác giả, hoặc loại tài liệu. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất và khai thác thông tin cần thiết một cách nhanh chóng, hỗ trợ công việc một cách hiệu quả.

Phần mềm cũng cho phép lọc và phân tích dữ liệu, giúp người dùng khai thác tài liệu để phục vụ các mục đích chuyên môn khác nhau.

2.6 Tự động hóa quy trình

Phần mềm hỗ trợ tự động hóa quy trình quản lý văn bản điện tử, giúp đơn giản hóa các quy trình liên quan đến tài liệu như phê duyệt, kiểm tra, và báo cáo. Với các tính năng này, các nhiệm vụ lặp đi lặp lại được giảm bớt, nhân viên có thể tập trung vào công việc có giá trị cao hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO.

Phần mềm quản lý tài liệu là công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công, nâng cao hiệu suất và đảm bảo an toàn dữ liệu. Lựa chọn một phần mềm phù hợp sẽ mang lại hiệu quả tối đa trong quản lý tài liệu, tiết kiệm chi phí và cải thiện quy trình làm việc. Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí​.