Hiện nay, có nhiều giải pháp số hóa tài liệu công nghệ tiên tiến hỗ trợ quy trình số hóa tài liệu​, phù hợp với các nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp:

Quét tài liệu và nhận dạng ký tự quang học (OCR): Công nghệ OCR giúp chuyển đổi tài liệu dạng hình ảnh hoặc PDF thành văn bản có thể chỉnh sửa, tìm kiếm và sử dụng dễ dàng. Ví dụ: Phần mềm số hóa tài liệu cùa Lạc Việt có khả năng nhận dạng và trích xuất thông tin từ nhiều loại tài liệu.

Lưu trữ đám mây: Đây là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp cần không gian lưu trữ linh hoạt. Google Drive và Microsoft OneDrive là những nền tảng đám mây phổ biến, dễ sử dụng và có khả năng tích hợp cao với các phần mềm văn phòng.

Giải pháp tích hợp AI: Các công nghệ AI hiện đại cho phép tự động phân loại và trích xuất thông tin từ tài liệu, từ đó tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong xử lý dữ liệu. DocuWare với AI hỗ trợ xử lý tài liệu tự động, tăng tốc độ và độ chính xác trong quy trình làm việc.

Số hóa tài liệu không chỉ là bước đầu tiên để xây dựng văn phòng không giấy, mà còn là yếu tố then chốt trong chiến lược số hóa và chuyển đổi số của doanh nghiệp. Lợi ích của số hóa tài liệu đối với hiệu quả quản lý, bảo mật và tiết kiệm chi phí là không thể phủ nhận. Để đảm bảo quy trình số hóa tài liệu​ thành công, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình triển khai một cách bài bản, từ phân tích nhu cầu đến bảo mật và lưu trữ dữ liệu. Bằng cách lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu tối ưu hóa quy trình và tăng cường sức mạnh cạnh tranh trên thị trường.